Kebijakan Privasi

1. Ruang lingkup dan peran

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana AbsenTepat ("kami") memproses data pribadi saat Anda menggunakan platform HRIS kami, baik sebagai perusahaan pengguna (tenant), administrator, maupun karyawan yang mengakses portal karyawan.

Dalam konteks data karyawan, perusahaan tenant berperan sebagai pengendali data dan AbsenTepat berperan sebagai pemroses data yang bertindak berdasarkan instruksi perusahaan tersebut. Untuk data akun perusahaan (misalnya data pendaftaran dan penagihan), AbsenTepat berperan sebagai pengendali data.

2. Data yang kami proses

• Data identitas dan kontak: nama, alamat email, nomor telepon/WhatsApp, jabatan, departemen, dan data kepegawaian lain yang diunggah oleh perusahaan.
• Data biometrik wajah: foto selfie absensi, template/vektor wajah (pencocokan wajah), serta hasil uji liveness untuk verifikasi kehadiran.
• Data lokasi: koordinat GPS saat melakukan absensi, jarak terhadap lokasi kerja, serta informasi jaringan seperti alamat IP publik dan nama WiFi (SSID) yang digunakan.
• Data keuangan dan payroll: gaji pokok, tunjangan, potongan, BPJS, PPh 21, serta slip gaji.
• Data perangkat dan teknis: jenis perangkat, sistem operasi, browser, waktu akses, dan log aktivitas untuk keamanan serta audit.

3. Tujuan dan dasar pemrosesan

Kami memproses data tersebut untuk:

• menjalankan fungsi absensi, verifikasi kehadiran, dan pencegahan kecurangan (anti-fraud);
• menghitung penggajian, BPJS, dan PPh 21 sesuai ketentuan Indonesia;
• mengelola cuti, reimbursement, kasbon, lembur, kontrak, dan dokumen kepegawaian;
• memberikan notifikasi operasional, dukungan teknis, dan pemeliharaan keamanan layanan;
• memenuhi kewajiban hukum dan audit.

Dasar pemrosesan meliputi pelaksanaan perjanjian layanan, kewajiban hukum, kepentingan sah untuk keamanan dan pencegahan kecurangan, serta persetujuan eksplisit Anda untuk data biometrik wajah dan data lokasi.

4. Data biometrik wajah dan lokasi

Verifikasi wajah dan lokasi hanya diaktifkan oleh perusahaan untuk keperluan absensi. Aplikasi akan meminta izin akses kamera dan lokasi di perangkat Anda, dan Anda dapat menolaknya, meskipun hal itu dapat membuat proses absensi tidak dapat diselesaikan sesuai kebijakan perusahaan.

Anda berhak menarik persetujuan ini kapan saja dengan menghubungi administrator perusahaan Anda. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelumnya.

5. Penyimpanan dan masa retensi

Data terstruktur disimpan dalam basis data yang kami kelola, sedangkan berkas unggahan seperti foto absensi, lampiran cuti, dan nota penggantian disimpan pada layanan penyimpanan objek Cloudflare R2 dengan akses tertutup. Berkas tersebut tidak dapat diakses publik dan hanya dapat diunduh melalui aplikasi setelah melewati pemeriksaan hak akses pengguna.

Kami menerapkan masa simpan bawaan berikut:

• foto selfie absensi: dihapus otomatis setelah 12 bulan sejak absensi dicatat;
• lampiran pengajuan cuti: dihapus otomatis setelah 24 bulan;
• nota penggantian biaya: dihapus otomatis setelah 10 tahun, mengikuti kewajiban penyimpanan dokumen dasar pembukuan;
• data kehadiran terstruktur, penggajian, dan kontrak: disimpan selama hubungan kerja dan periode yang diwajibkan peraturan perundang-undangan.

Masa retensi mengikuti ketentuan hukum yang berlaku dan dapat disesuaikan berdasarkan permintaan perusahaan tenant. Setelah tidak diperlukan atau setelah akun dihentikan, data akan dihapus atau dianonimkan, kecuali data yang wajib kami simpan untuk memenuhi kewajiban hukum.

6. Berbagi data dengan pihak ketiga

Kami tidak menjual data pribadi. Kami dapat membagikan data secara terbatas kepada penyedia layanan yang diperlukan untuk mengoperasikan platform, antara lain:

• penyedia gateway pembayaran untuk pemrosesan langganan;
• penyedia layanan pesan (WhatsApp/SMS) dan email untuk notifikasi;
• penyedia layanan penjadwalan tugas otomatis (cron) dan push notification;
• penyedia infrastruktur hosting dan basis data;
• Cloudflare R2 sebagai penyimpanan objek untuk foto absensi dan dokumen unggahan.

Setiap penyedia hanya menerima data sejauh diperlukan untuk fungsinya dan terikat kewajiban kerahasiaan serta keamanan.

7. Keamanan data

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi untuk melindungi data, termasuk enkripsi data sensitif, penyimpanan kata sandi dalam bentuk hash (bcrypt), pembatasan akses berbasis peran, perlindungan tambahan berupa PIN pada pratinjau slip gaji, serta pencatatan log audit untuk aktivitas penting.

Meskipun demikian, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan yang sepenuhnya bebas risiko. Kami menganjurkan Anda menjaga kerahasiaan kredensial akun.

8. Hak Anda sebagai subjek data

Sesuai peraturan pelindungan data pribadi yang berlaku, Anda berhak untuk:

• memperoleh informasi mengenai data yang kami proses dan tujuannya;
• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• meminta pembaruan atau perbaikan data yang tidak akurat;
• meminta penghapusan data, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum;
• menarik persetujuan atas pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan;
• menyampaikan keberatan atas pemrosesan tertentu dan mengajukan keluhan.

Permintaan dapat diajukan melalui administrator perusahaan Anda atau langsung kepada kami pada kontak di bagian akhir kebijakan ini.

9. Cookie dan penyimpanan lokal

Kami menggunakan cookie sesi untuk menjaga status login Anda dan penyimpanan lokal (localStorage) pada perangkat untuk preferensi antarmuka, seperti menandai bahwa panduan penggunaan sudah pernah ditampilkan. Kami tidak menggunakan data ini untuk periklanan.

10. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan diumumkan melalui aplikasi atau email sebelum berlaku efektif. Tanggal "terakhir diperbarui" di bagian atas menunjukkan versi terbaru.

11. Kontak

Pertanyaan atau permintaan terkait privasi dapat disampaikan ke privacy@absentepat.id atau halo@absentepat.id.